איך לבחור מזכירה אישית בעסק
בחירת מזכירה אישית היא החלטה לא פשוטה. לסיכוי לבחור באדם הלא נכון עשוי להיות השלכות חמורות על העסק שלך. מזכירות אישיות הן נקודת הקשר הראשונה לאנשים שמחפשים עבודה חדשה. הם חשובים מאוד בעולם העסקים מכיוון שהם עוזרים לנהל לוחות זמנים, לקבוע ראיונות ואפילו לרשום הערות במהלך פגישות.
יש תחרות רבה בעולם העסקים ולחברות רבות יש דרישות מחמירות בכל הנוגע להעסקת מזכירות אישיות. לדוגמה, הם עשויים להזדקק למישהו דו לשוני או בעל תואר שני או בעל ניסיון בתוכנת Microsoft Office.
על מנת למצוא את האדם המתאים לחברה שלך, עליך לשקול את הגורמים הבאים:
– עד כמה המזכירה שלך משתלבת בצוות שלך? האם הם יסתדרו עם עמיתיהם לעבודה?
– איזה ניסיון יש למזכירה שלך? האם הם עבדו במשרד בעבר? האם הם עבדו בעבר עם מחלקות אחרות בחברה? אם כן, מה היו תחומי האחריות שלהם?
– איך האישיות שלהם? האם אתה חושב שהם יוכלו להתמודד עם לחץ של לקוחות ושיתוף
אל תתפשרו על בחירת עוזרת אישית לעסק. אם אתה בעסק וצריך מזכירה אישית, יש הרבה גורמים שיש לקחת בחשבון. כמה מהדברים שכדאי לחשוב עליהם כשאתה בוחר מזכירה אישית כוללים:
– איך האישיות שלהם?
– כמה זמן יש להם?
– האם הם יוכלו להתמודד עם עומס העבודה שלך?
– כמה זמן הם יהיו בחברה שלך?
– אילו כישורים יש להם שיכולים לעזור לחברה שלך לצמוח?
נסו להבין מה אתם מצפים מהמזכירה האישית
המזכירה האישית שלך היא האדם שמסייע לך בעבודתך, ועוזר לך במשימותיך. הם מנהלים את לוח הזמנים שלך, מוודאים שיש לך זמן לכל דבר, ומספקים כל עזרה אחרת שתצטרך. תפקיד המזכירה האישית הלך והתפתח מהיותו עוזר למנהל. המשימות של מזכירה אישית יכולות לנוע בין ניהול הפעילות השוטפת של העסק ועד לטיפול במידע רגיש או אפילו תפקיד דובר החברה.
מזכיר אישי הוא בדרך כלל עוזר בכיר שנשכר על ידי מנכ"ל החברה או צוות ההנהלה הבכירה. למזכירה אישית תפקיד של ניהול לוח הזמנים של אדם וקביעת פגישות. הם גם מסייעים לבוס שלהם במגוון משימות כגון ארגון סידורי נסיעה, ארגון פגישות וביצוע שיחות טלפון.
שימו דגש על כל הפרטים הקטנים בניהול
עוזר אישי הוא מישהו שנשכר לעזור בניהול לוח הזמנים של אדם ובתיאום פגישות. הם גם מסייעים לבוס שלהם במגוון משימות כגון ארגון סידורי נסיעה, ארגון פגישות וביצוע שיחות טלפון.
העסק המודרני של היום כבר לא מורכב רק מאדם אחד – יש בו יותר מאדם אחד שעובד על פרויקטים שונים בו-זמנית. עוזרת אישית יכולה לשמש למשימות שונות הנחוצות לבעל העסק או לעובדים שעובדים על פרויקטים שונים במקביל. עוזרות אישיות הופכות יותר ויותר לחלק מתרבות העבודה מכיוון שהן מסייעות בהפחתת הלחץ הן למעסיק והן לעובד.
