יש כל כך הרבה סוגים של חגיגות ובחיים חוגגים בנסיבות שונות בין אם מדובר בחתונה, בר/בת מצווה, בריתות, אירועים עסקיים דוגמת גיבוש לעובדים, השקעות, ערבי לקוחות.
הדילמה היא באיזה פורמט לחגוג ובעיקר – באיזה הרכב ומי יוזמן, כי הרכב המשתתפים ובעיקר, הכמות, יכריעו את סוג האולם שייבחרו וישפיעו גם על האופי של החגיגה.
אירועים בסגנון אינטימי הפכו לפופולאריים מאוד בתקופה האחרונה, במיוחד על רקע האתגרים הכלכליים.
אירוע קטן עולה פחות ונחשב חסכוני יותר ועם זאת, הוא יכול להיות סופר איכותי, באווירה אינטימית ומושקעת. רשימת מוזמנים מצומצמת או אולם קטן במידותיו אינם פשרה אלא בחירה מסוג אחר ואירועים קטנים טומנים בחובם יתרונות רבים, ששווה להכיר לפני שמגבשים החלטה אם ללכת על קטן ולחגוג בגדול.
אינטימי ופרסונאלי – לחגוג ביחס אישי
אירוע קטן נחשב אינטימי יותר המאפשר אינטראקציה קרובה בין המוזמנים, כך שמזמינים מלכתחילה רק את האנשים הקרובים ביותר וגם אלה יכולים לייצר ביניהם שיח. ניתן להעניק להם יחס אישי VIP ואפילו ליצור אירוע יותר פרסונאלי כמו למשל, תפריט מותאם אישית, מתנה פרסונאלית וכדומה. בעלי שמחות רבים אינם מעוניינים שאנשים שהם בקושי מכירים יופיעו לחגיגה שלהם ומעדיפים רשימה מהודקת יותר של האנשים הקרובים אליהם, אלה שישמחו לקחת חלק בחגיגה (ולרוב גם לפרגן בצ'ק יפה) וגם יש סיכוי גבוה יותר שיגיעו בשל הקרבה. התחושה של האורחים אף היא שהם נבחרו להיות מוזמנים לאירוע ובשל כך גם מרגישים אקסקלוסיביים. כמו כן, ניתן לבלות במחיצת האורחים יותר זמן איכות כי יש פחות אנשים לבלות בקרבתם.
פשוט יותר לארגון – פחות דאגות בדרך
אירועים פרטיים או עסקיים עד 300 איש פשוטים יותר לארגון ולהפקה. הסיבה לכך פשוטה: לרוב הם מתקיימים באולם התואם לתכולה שקל יותר לעצב וכן יש פחות לוגיסטיקה מבחינות רבות, מההיבט הקולינארי למשל אפשר לדאוג להיצע מהודק יותר של מנות וכך מבחינת מתנות, אטרקציות שמותאמות לקהל קטן, ווידוא של רשימת המוזמנים והניהול של האירוע לפועל. החיסכון מורגש הן בזמן והן בתקציב.
הארגון הפשוט, המהיר יותר (שלרוב מתאים גם למי שמארגן אירוע בפרק זמן קצר) בא לידי ביטוי גם בהפחתת ממד הלחץ, שיכול לתרום יותר להנאה של המארגנים ולכך שהם יכולים להפיק אירוע בראש שקט, באווירה נינוחה ובמינימום דאגות.
לרוב מדובר באירועים פחות פורמאליים בהם אפשר ללכת גם על קונספט נועז יותר.
אירוע קטן בתקציב שפוי
חגיגות קטנות לרוב יעלו פחות כסף היות ומלכתחילה בוחרים אולם אירועים קטן יותר שעלויות התחזוקה שלו נמוכות יותר משמעותית מאולמות גדולים ולאלה מצטרפים גם גורמים נוספים שמוזילים עלויות. למשל, מספר המנות, מזכרות לאורחים וכדומה. אפשר לתקצב את האירוע על פי סדר עדיפויות לפי מה שבאמת חשוב לכם. בתקופה מאתגרת כלכלית כמו בעת הנוכחית קל יותר מהבחינה הפיננסית לארגן אירוע קטן.
איך לבחור לוקיישן מתאים?
הרשו לעצמכם לבחור מלכתחילה לוקיישן המותאם לסוג זה של חגיגה, שיכול להכיל בנוחות את מספר המשתתפים ומציע גם פורמט מעניין כמו שילוב בין פסטורליות לאורבניות.
בדקו אם התכנון והעיצוב שלו מתאימים לחזון שלכם לגבי החגיגה, לשלב קבלת הפנים, החופה, הסעודה, המצגת, הריקודים – תלוי בסוג ובאופי האירוע.
כדאי לסקור מראש לוקיישנים שמותאמים לגודל המבוקש וכן ללקט המלצות וחוות דעת ממי שחגגו במקומות אלה כולל סיור וירטואלי ופרונטאלי על מנת להתרשם מהמקום. דאגו גם לכל הספקים ואנשי המקצוע אשר עתידים להיות מעורבים בתהליך כדי לייצר חגיגה הומוגנית ואיכותית.
